logo
ARKhIVOVEDENIE_otvety

60. Проведение проверки наличия и состояния документов в архивах: цели, значение, процедура.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству числящихся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. 

В ходе проверки осуществляется:  - установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; 

- выявление и устранение недостатков в учете документов;  - выявление отсутствующих документов и организация их розыска;  - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.  Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.  Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:  - после перемещения дел в другое помещение;  - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;  - при смене лица, ответственного за архив;  - при реорганизации или ликвидации организации.  Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).  Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.  По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившим проверку работником с указанием его должности.  Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.  Дела причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. Указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.