Автоматизированный нса в архиве.

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного НСА государственного или муниципального архива.

75. Содержание

    • Первые архивы в Древней Руси.
    • Архивы русских княжеств (период феодальной раздробленности).
    • Государственный (царский) архив России XVI в.
    • Генеральный регламент 1720 г. И архивы.
    • Архивы в России в XVIII в.
    • Направления использования архивных документов в XVIII в.
    • Архивы в России в первой половине XIX в.
    • Направления использования архивных документов в XIX в.
    • Архивы в России во второй половине XIX в. - начале хх в.
    • Структура егаф в 1918 - 1921 гг.
    • Декреты по архивному делу 1919 г. И их значение.
    • Причины создания Государственного архива рсфср и его организационная структура.
    • Усиление управленческих функций Центрархива рсфср. Положение об организации егаф рсфср (1925 г.).
    • Архивы в период Великой Отечественной войны (1941 – 1945 гг.)
    • Понятие «ведомственный архив». Основные виды ведомственных архивов, их задачи и функции.
    • Место и роль ведомственных архивов в формировании Государственной части Архивного фонда рф.
    • Ведомственное хранение документов как проблема отечественного архивного дела.
    • Архивные декреты 1918-1919 гг. Как правовая основа создания и функционирования ведомственных архивов в советском государстве.
    • Правовой статус ведомственных архивов и сроки временного хранения документов учреждениями в Положении о гаф ссср 1941 г.
    • Основные закономерности, тенденции и итоги развития ведомственного хранения документов в ссср в довоенный период.
    • Положение о гаф ссср 1958 г.: сроки временного хранения архивных документов и проблема правового статуса ведомственных архивов.
    • Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в ссср во второй половине 1960-х - 1970-е гг.
    • Проблема правового статуса ведомственных архивов и опыт ее решения в Положении о гаф ссср 1980 г.
    • Ведомственные архивы в (1985-1991): проблемы функционирования в условиях демонтажа административно-командной системы.
    • Использование архивных документов в 1985 – 1990-е гг.
    • Правительственное постановление от 3 марта 1993 г. О задачах государственной политики рф в области ведомственного хранения документов.
    • Отраслевые государственные фонды ссср и депозитарные ведомственные архивы современной России: общее и особенное; специфика создания, организационно-правового положения и функционирования.
    • Современная система депозитарных ведомственных архивов (отраслевых архивных фондов) и особенности ее взаимоотношений с Росархивом.
    • Понятие о классификации документов в архивах.
    • Понятие и признаки классификации документов в пределах архивных фондов.
    • 48. Документальный фонд страны как источник комплектования Архивного фонда Российской Федерации Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
    • 4.1.1. Определение источников комплектования
    • 49. Критерии определения источников комплектования государственных архивов
    • 50.Понятие, назначение и задачи экспертизы ценности документов.
    • 51.Принципы экспертизы и методы оценки документов.
    • 52.Три группы критериев ценности документов.
    • 53.Критерии происхождения документов при экспертизе их ценности.
    • 54. Критерии отбора документов с повторяющейся информацией
    • 55. Состав учётных документов в архивах организаций. Их назначение
    • (Основные Правила работы архивов организаций)
    • 56. Этапы экспертизы ценности документов.
    • 57. Задачи и функции экспертных (эк) и центральных экспертных комиссий (цэк) учреждений и экспертных комиссий в государственных архивах.
    • 58. Экспертно-проверочные комиссии (эпк) органов архивного управления и некоторых центральных государственных архивов. Их задачи и функции.
    • 59. Перечни документов учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения. Назначение и роль системы документов отрасли.
    • 60. Проведение проверки наличия и состояния документов в архивах: цели, значение, процедура.
    • 61. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения, их назначение.
    • 62.Учёт документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
    • 63.Учёт документов в ведомственных архивах.
    • 64.Научно-справочный аппарат как часть информационной системы архива.
    • 65.Определение, структура, состав системы нса к документам аф рф.
    • 66. Преемственность учётно-справочного аппарата делопроизводства, нса ведомственных и государственных архивов.
    • 67. Понятие об объекте информации, элементе информации, логической записи, информационно-поисковой системе, информационно-поисковом языке.
    • 68. Основные проблемы и пути оптимизации системы нса к документам архивного фонда
    • 69. Понятие об описании дел. Аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации.
    • 70.Опись; её определение, назначение, особенности и методика составления.
    • 71. Назначение, виды и место каталогов в системе нса государственного архива.
    • 72. Понятие о каталогизации документов.
    • 73.Обзоры документов, их определение, виды, назначение и методика составления.
    • 74.Путеводители, основные виды, назначение и методика составления.
    • Автоматизированный нса в архиве.
    • Историческая справка в системе нса архива.
    • Направления использования документов.
    • Архивная справка: состав информации, оформление.