65.Определение, структура, состав системы нса к документам аф рф.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень с и с т е м ы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
на справочники по учету;
справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
АФ РФ в целом;
сети архивов;
архиву;
фонду;
делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
1.АФ РФ:
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;
справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 — 2. — М., 1989;
справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». — М., 1991;
указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М, 1980.
2.Группа архивов отдельного региона:
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;
путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — М., 1999; Вып. 4. - М., 2000.
3.Архив:
путеводитель или краткий справочник;
книга поступлений;
список фондов;
листы фондов;
описи;
каталоги;
тематические обзоры;
указатели;
паспорт архива.
4.Фонд:
лист фонда;
опись;
обзор фонда;
каталоги;
указатели;
5.Отдельное дело или отдельный документ:
тематические путеводители;
каталоги;
указатели;
обзоры фондовые и тематические;
внутренняя опись дела;
аннотация;
заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:
межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.
Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:
взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
- Первые архивы в Древней Руси.
- Архивы русских княжеств (период феодальной раздробленности).
- Государственный (царский) архив России XVI в.
- Генеральный регламент 1720 г. И архивы.
- Архивы в России в XVIII в.
- Направления использования архивных документов в XVIII в.
- Архивы в России в первой половине XIX в.
- Направления использования архивных документов в XIX в.
- Архивы в России во второй половине XIX в. - начале хх в.
- Структура егаф в 1918 - 1921 гг.
- Декреты по архивному делу 1919 г. И их значение.
- Причины создания Государственного архива рсфср и его организационная структура.
- Усиление управленческих функций Центрархива рсфср. Положение об организации егаф рсфср (1925 г.).
- Архивы в период Великой Отечественной войны (1941 – 1945 гг.)
- Понятие «ведомственный архив». Основные виды ведомственных архивов, их задачи и функции.
- Место и роль ведомственных архивов в формировании Государственной части Архивного фонда рф.
- Ведомственное хранение документов как проблема отечественного архивного дела.
- Архивные декреты 1918-1919 гг. Как правовая основа создания и функционирования ведомственных архивов в советском государстве.
- Правовой статус ведомственных архивов и сроки временного хранения документов учреждениями в Положении о гаф ссср 1941 г.
- Основные закономерности, тенденции и итоги развития ведомственного хранения документов в ссср в довоенный период.
- Положение о гаф ссср 1958 г.: сроки временного хранения архивных документов и проблема правового статуса ведомственных архивов.
- Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в ссср во второй половине 1960-х - 1970-е гг.
- Проблема правового статуса ведомственных архивов и опыт ее решения в Положении о гаф ссср 1980 г.
- Ведомственные архивы в (1985-1991): проблемы функционирования в условиях демонтажа административно-командной системы.
- Использование архивных документов в 1985 – 1990-е гг.
- Правительственное постановление от 3 марта 1993 г. О задачах государственной политики рф в области ведомственного хранения документов.
- Отраслевые государственные фонды ссср и депозитарные ведомственные архивы современной России: общее и особенное; специфика создания, организационно-правового положения и функционирования.
- Современная система депозитарных ведомственных архивов (отраслевых архивных фондов) и особенности ее взаимоотношений с Росархивом.
- Понятие о классификации документов в архивах.
- Понятие и признаки классификации документов в пределах архивных фондов.
- 48. Документальный фонд страны как источник комплектования Архивного фонда Российской Федерации Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
- 4.1.1. Определение источников комплектования
- 49. Критерии определения источников комплектования государственных архивов
- 50.Понятие, назначение и задачи экспертизы ценности документов.
- 51.Принципы экспертизы и методы оценки документов.
- 52.Три группы критериев ценности документов.
- 53.Критерии происхождения документов при экспертизе их ценности.
- 54. Критерии отбора документов с повторяющейся информацией
- 55. Состав учётных документов в архивах организаций. Их назначение
- (Основные Правила работы архивов организаций)
- 56. Этапы экспертизы ценности документов.
- 57. Задачи и функции экспертных (эк) и центральных экспертных комиссий (цэк) учреждений и экспертных комиссий в государственных архивах.
- 58. Экспертно-проверочные комиссии (эпк) органов архивного управления и некоторых центральных государственных архивов. Их задачи и функции.
- 59. Перечни документов учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения. Назначение и роль системы документов отрасли.
- 60. Проведение проверки наличия и состояния документов в архивах: цели, значение, процедура.
- 61. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения, их назначение.
- 62.Учёт документов как составная часть по обеспечению их сохранности.
- 63.Учёт документов в ведомственных архивах.
- 64.Научно-справочный аппарат как часть информационной системы архива.
- 65.Определение, структура, состав системы нса к документам аф рф.
- 66. Преемственность учётно-справочного аппарата делопроизводства, нса ведомственных и государственных архивов.
- 67. Понятие об объекте информации, элементе информации, логической записи, информационно-поисковой системе, информационно-поисковом языке.
- 68. Основные проблемы и пути оптимизации системы нса к документам архивного фонда
- 69. Понятие об описании дел. Аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации.
- 70.Опись; её определение, назначение, особенности и методика составления.
- 71. Назначение, виды и место каталогов в системе нса государственного архива.
- 72. Понятие о каталогизации документов.
- 73.Обзоры документов, их определение, виды, назначение и методика составления.
- 74.Путеводители, основные виды, назначение и методика составления.
- Автоматизированный нса в архиве.
- Историческая справка в системе нса архива.
- Направления использования документов.
- Архивная справка: состав информации, оформление.