logo
ARKhIVOVEDENIE_otvety

72. Понятие о каталогизации документов.

Каталогизация документов является неотъемлемой частью оптимизации документооборота в каждой компании. Чаще всего каталогизация проводится параллельно с созданием архивов компании. Под каталогизацией документов принято понимать создание удобных каталогов, которые смогут в разы облегчить поиск документов.

Каталогизация документов включает в себя разработку классификации, изучение и распределение документов, составление их описания на специальных карточках, систематизацию этих карточек и последующее ведение каталога. При большом количестве карточек они хранятся в специальных каталожных шкафах. В электронном каталоге карточки заполняются вручную, но структурируются автоматически. К каталогам при необходимости могут быть составлены указатели (предметные, алфавитные и т.д.)

Крупные каталоги документов, вне зависимости от их типа (материального или электронного), представляют собой систему каталогов, включающую в себя систематический, тематический и предметный каталоги. Каждый вид каталогов может включать в себя несколько разновидностей, наличие которых обуславливается деятельностью конкретной организации.

Каталогизация документов по личным делам производится отдельно.   Каталогизация регламентируется ГОСТом 7.76-96 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения» и должна отвечать основному требованию – отражать полную информацию о содержании каждого документа организации.