logo
ARKhIVOVEDENIE_otvety

Историческая справка в системе нса архива.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотацией и предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: «документы сохранились не полностью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.