52.Три группы критериев ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1)​ критерии происхождения документов;

2)​ критерии содержания документов;

3)критерии внешних особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

1. К группе критериев происхождения документов относятся:

значение учреждения или лица в жизни общества;

значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

время и место создания документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. 

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. 

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. 

На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. 

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев содержания документов относятся:

значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов; вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся: подлинность;

внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).