3. Експертне оцінювання документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання чи знищен­ня та відбору на зберігання ( в т.ч. і державне).

Для організації і проведення експертизи цінності доку­ментів і відбору їх для збереження або знищення, а також для контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих уста­нов у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

ЕК призначається наказом директора підприємства у складі не менше ніж 3 особи з числа найбільш кваліфікованих працівників. Очолює комісію керівник підприємства. До скла­ду комісії залучається завідувач архівом підприємства (за на­явності такої посади) з покладенням на нього обов'язків секре­таря комісії або співробітник, до обов'язків якого входить здійснення контролю за архівом та ведення діловодства. Функції та права ЕК визначаються положенням, яке затверд­жує керівник підприємства.

У своїй роботі ЕК керується Законом України "Про національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93, указівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України відповідного Держархіву, Типовим пе­реліком документальних матеріалів із зазначенням термінів їх збереження, Інструкцією з діловодства на підприємстві та Положенням про постійно діючу експертну комісію (ЕК) підприємства.

ЕК є дорадчим органом. Її рішення вступають у силу після затвердження керівником підприємства або після розгляду ек­спертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного Держав­ного архіву. Вона проводить засідання не менше двох разів на рік; засідання комісії протоколюються. Протоколи підписують голова та секретар комісії. Оформлення документів комісії по­кладається на її секретаря.

ЕК здійснює такі функції:

• щорічно організує відбір документів до збереження або знищення;

• розглядає описи справ постійного терміну зберігання, що підлягають передачі до відповідного Держархіву, і подають їх до затвердження ЕПК Держархіву;

• розглядають пропозиції щодо зміни термінів збережен­ня окремих категорій документів, установлених чинни­ми переліками для внесення їх на затвердження у Дер­жархіві;

• розглядає акти про виділення та знищення документів та справ підприємств, матеріали яких не підлягають передачі до Держархіву;

• бере участь у підготовці та розглядає номенклатуру справ підприємства.

ЕК працює у контакті з ЕПК відповідного Держархіву і от­римує від неї необхідні організаційно-методичні вказівки.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів. При роз­поділі голосів порівну суперечне питання вирішує керівник підприємства.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експерти­зи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів та справ для знищення.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і трива­лого зберігання за цей самий період; акти про виділення доку­ментів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керів­ники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного Державного архіву.

При проведенні експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тимчасового зберігання для передачі їх до Держархіву, виділення до знищен­ня справ, терміни зберігання яких закінчилися. Одночасно пе­ревіряється якість та повнота чинної номенклатури справ, пра­вильність визначення термінів збереження справ, дотримання порядку оформлення документів та формування справ.

За результатами експертизи цінності документів склада­ються описи справ постійного, тимчасового зберігання та за кадрами, а також акти виділення справ до знищення.

Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі установи або конторам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформ­ленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи до­кументів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформлюється за встановленим зразком.

Після закінчення діловодного року до написів на обкла­динках справ постійного і тривалого зберігання вносять не­обхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставля­ють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою роблять запис: є документи за _____ роки.

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати.

Справи постійного і тимчасового термінів зберігання і до­кументи з особового складу передаються до архіву підприємства після оформлення і затвердження описів справ на документи постійного зберігання на поточний рік.