7. Вилучення документів.

Первинні документи — це письмові свідоцтва, які фіксу­ють і підтверджують факти здійснення господарських опе­рацій, в т.ч. накази і розпорядження, дозволи адміністрації або власника підприємства на їх здійснення.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (папе­рові і машинні) у вигляді відомостей, журналів-ордерів, обо­ротно-сальдових відомостей, журналів, книг, машинограм, Го­ловної книги тощо, призначених для хронологічного, система­тичного або комбінованого накопичення інформації з первин­них документів, що прийняті до обліку.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів та інших документів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за поста­новою органів дізнання, попереднього слідства, прокурату­ри і судів, державної контрольно-ревізійної і податкової служб у відповідності з чинним законодавством України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідальні особи підприємства, ус­танови можуть зняти копії і скласти реєстр вилучених доку­ментів із зазначенням підстав і дати вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які є недооформленими (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, що проводять вилучен­ня, відповідні особи підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опе­чатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, які вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням мож­ливість зробити виписку, копію для видачі довідок за обстави­нами, що передбачені законодавством.

У випадку повернення зазначеними органами вилучених раніше документів такі документи приймаються під розпис відповідальної посадової особи підприємства, установи і ра­зом з дозволом на повернення підшиваються до тих самих томів, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться постано­ви про вилучення, реєстр і копії таких документів.

(Пункт 6.9 "Положення про документальне забезпе­чення записів у бухгалтерському обліку", затверджене на­казом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995р. №88)

У випадку пропажі або знищення, пошкодження первин­них документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронним ор­ганам і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представ­ники слідчих органів, охорони і пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, один з примірників якого надсилається Державній податковій інспекції підприємствами, а установами — місцевому фінансо­вому органу в 10-денний термін.