Забезпечення збереження документів.

Схоронність документів в установі забезпечується:

• наданням приміщення для відомчого архіву;

• обладнанням приміщення архіву засобами пожежного гасіння, охоронної сигналізації;

• застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів та ін.);

• створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

Видача справ у тимчасове користування стороннім уста­новам проводиться з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому вида­но, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії докумен­та.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відо­мчий архів для наступного зберігання та використання. Спра­ви тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть пе­редаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками ус­танов.

Підготовка документів до наступного зберігання і вико­ристання включає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передача справ до відомчого архіву і забезпечення схо­ронності документів.