Підготовка справ до наступного зберігання та використання.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діло­водстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне цент­ралізоване зберігання справ у канцелярії).

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк­латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере­ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен­ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і

коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се­кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збере­ження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

2. Содержание

   • Тема 8. Оперативне зберігання документів План:
   • Підготовка справ до наступного зберігання та використання.
   • Забезпечення збереження документів.
   • 3. Експертне оцінювання документів.
   • Передача справ до архіву.
   • 5. Страховий фонд особливо цінних документів.
   • 6. Збереження бланків, печаток та штампів.
   • 7. Вилучення документів.
   • 8. Знищення документів