2.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

? входящие

? исходящие

? внутренние

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

? нормативный срок исполнения документов

? маршруты обработки документов

? правила формирования регистрационного номера

Рис.11. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Исходящие документы -- это акты, накладные, счета, договоры и множество других документов, которые являются официальными документами, отправляемыми из организации. Такие документы необходимы для ведения бухучета и формирования бухгалтерской отчетности (рис.11).

Рис. 12. Исходящие документы

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения (Рис. 12).

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

? офисные документы

? изображения

? тексты

? аудио- и видеофайлы

? архивы

? файлы систем проектирования и другие

Рис. 13. Карточка документа расходный кассовый ордер

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

? первичная регистрация входящего документа

? рассмотрение

? исполнение

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Рис. 14. Карточка входящего документа

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам (Рис. 14).

В программе «1С: Документооборот 8.2» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

? рассмотрение

? исполнение

? согласование

? утверждение

? регистрация

? ознакомление

? поручение

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление» сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи (Рис. 15).

Рис.15. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»

Рис.16. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю (Рис. 16).

Бизнес-процесс «Поручение» сначала сформирует задачу «Выполнить поручение» для исполнителя (рис.17), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис.18), - задачу «Проверить выполнение» для инициатора бизнес-процесса (рис. 19).

Рис. 17. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис.18. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя

Рис. 19. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис.20).

Рис. 20. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Также в системе возможно создание блок-схемы маршрута бизнес процесса. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов (экземпляров) от момента старта до момента завершения. Необходимым свойством описания бизнес-процесса является связь с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии с поддерживаемой в прикладном решении организационной структурой.