ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА

В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".

Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.

ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙ IIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА

Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

по названию адресата;

по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);

по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.

Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:

по подписи руководителя;

по визам;

по содержанию документа.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:

по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;

по подписи руководителя;

по визам;

по содержанию документа.

При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:

реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;

изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;

полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;

изменения территориальных границ деятельности организации;

перемещения организации из одного района в другой;

изменения административно-территориального деления;

временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.

При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.

Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.

Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.

Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА

После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.

За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказы, переписка ит.п.).

Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.

Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема

Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурной схемой организации);

хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик);

номинального (по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел);

корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка);

географического (исходя из географических названий) и т.д.

Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, Т.е. для составления следующих описей дел фонда:

описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

описи дел временного хранения (свыше 10 лет).

При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:

дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;