ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

управление делами;

общий отдел;

канцелярия;

секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

организация работы;

руководство документационным потоком;

координация видов работ с документами;

контроль за последовательностью работы с документами;

организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования;

обеспечение единого порядка работы с документами;

контроль за исполнением документов;

хранение документов;

унификация форм документов;

сокращение по возможности документооборота;

методическая работа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;

внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной техники.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо-лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

административная;

статистическая;

коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система

документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

Справочно-информационную

2.1.Письма.

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные записки

2.5. Справки

2.6. Акты

По личному составу

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоro каталога).

Значение классификации документов:

обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

повышение оперативности работы с ними.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.