СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования предъявляемые к документообороту:

прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

оперативное перемещение документов;

единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.