2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УРРЦЭ составляется номенклатура дел (Приложение 6).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел УРРЦЭ составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана начальником УРРЦЭ .

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

- в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело обычно не превышает 250 листов.

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.