1. Документирование деятельности организации

В УРРЦЭ присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а УРРЦЭ выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

УРРЦЭ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы УРРЦЭ (Приложение 1).

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета (а именно в УРРЦЭ) на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета. В УРРЦЭ составляется лист рассылки по филиалам и представительствам (Приложение 2).

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов УРРЦЭ в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству РГГУ. Важно отметить, что в РГГУ установлен определенный порядок визирования приказов (Приложение 3).

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции УРРЦЭ. Положение об Управлении регионального развития и централизованного экстерната состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции Управления», «Структура и штаты Управления», «Руководство Управлением», «Права и ответственность Управления», «Контроль, проверка и ревизия деятельности Управления»).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству РГГУ).

Положения Инструкции по делопроизводству РГГУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Университете, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку УРРЦЭ оснащено компьютерными средствами, то в Управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также в УРРЦЭ используются такие специальные программы, как «Модуль сбора данных для вузов об условиях реализации образовательного процесса для отдельных образовательных программ», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения Университета, и утверждаются ректором в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

Кроме вышеперечисленных документов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел УРРЦЭ.