I. Определение «архивный документ» и «описание архивных документов»

Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор, 2005., С. 67. -- это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран (1982).

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 -- 83: «Документ -- материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» -- это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТР51141-98).

Архивный документ Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов.М., 2010., С. 54. -- это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Под описанием документов и дел понимается:

· процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

· раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ь соответствие описания первичному архивному документу;

ь взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

ь недублированность информации всех уровней описания.

Информационными характеристиками при описании являются:

Ш название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

Ш название структурной части;

Ш индекс дела по номенклатуре дел;

Ш заголовок дела;

Ш аннотация;

Ш крайние даты документов;

Ш количество листов в единице хранения;

Ш архивный шифр.

К элементам описания относятся:

§ информация по идентификации -- название фонда, заголовок

единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы

§ описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

§ информация по истории образования и хранения -- история фондообразователя и история фонда;

§ информация о составе и содержании -- сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

§ информация об условиях доступа и использования -- условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

§ дополнительная информация -- местонахождение оригиналов и копий, библиография.