2.6. Типологічна класифікація документів

Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

Найбільш суттєві ознаки для класифікації документів - це цільове призначення документа, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.

Цільове призначення документа - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно повязано із специфічними функціями, виконуваними окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документа може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.

У основу класифікації можна покласти типологізацію документів по наступних функціонально-цільових установках:

· забезпечення управління суспільством (офіційний документ);

· забезпечення науковою інформацією суспільства (науковий документ);

· забезпечення популяризації досягнень науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);

· забезпечення процесу навчання і виховання (учбовий документ);

· забезпечення виробництва (виробничий документ);

· забезпечення суспільства довідковими даними (довідковий документ);

· забезпечення вторинною інформацією суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний документ);

· забезпечення ознайомлення суспільства із змістом художніх творів (літературно-художній документ).

Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу.

Тісно повязана з цільовим призначенням читацька адреса документа. Читацьке призначення документа - це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, учбовий - на учнях, студентів.

Читацьке призначення визначає багато характеристик документа. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документа певній читацькій групі.

Залежно від читацької адреси всі документи діляться на дві великі групи: 1) по віку - документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) по рівню загальної і професійної освіти - документи, призначені для читачів - фахівців і неспеціалістів, що вчаться, студентів. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.

Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа - це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності.

Більшість цих ознак утворює поняття «форма повідомлення (творів)», весь масив яких ділиться на великі, середні і малі форми. Зокрема, до великих форм художніх творів відносять роман, драму, епос; нехудожніх - монотвір. Останнє може бути випущене у формі збірки, що містить ряд творів. Середні форми художніх творів повість, поема, нехудожніх - стаття, нарис. Малі форми - розповідь, повість, поема, вірш, реферат, тези, огляд, експрес - інформація.

Віднесення документа до певного типу ознак дає його цільове призначення. Яке дає потребу діяльності науки, виробництва.

РОЗДІЛ 3. Загальна методика систематизації документів

3.1. Способи документування документів та їх види

За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки. В цьому значенні рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний «від руки», але і витвір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою пишучої машинки ) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять: звіт про НДР і ДКР, депонуючий рукопис, дисертацію і ін.

Друкарський - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою, засобами друку ЕОМ і ін.). Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкарському документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або видавлювання знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкарський документ - найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т.п. Такі документи часто називають творами друку або виданнями.

Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки отворів (перфорації) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.

Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п.

Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми).

Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, СБ-КОМ, фонодокументи з оптичним записом, що постійне запамятовує пристрій (ПЗП)).

Лазерний - це документ, запис і прочитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, СБ-КОМ, компакт-диск, голограма).

Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в памяті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранізація, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.

Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельному» вигляді, а також ряд дискретних носіїв, для введення в память ЕОМ (і прочитування її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. - відносяться до т.з. документів на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.

Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, по матеріальній конструкції і ін.

Способи документування в даний час стали найпоширеніші друкарським документом.