2.2. Класифікація документів по рівню узагальнення інформації

По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ є результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і т. п.). Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Таким чином ці два документа забезпечують суспільство інформацією.

2.3. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації

Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обовязкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуні канта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.

У них розрізняють текстові і нетекстові документи. У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

Поняття «текстовий документ» може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів.

Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ - це частіше всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі. Т. є. синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або літературний документ».

До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність.

Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. їх часто називають невербальними (немовними).

Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному обєкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.

Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи: картографічний містить зображення особливих обєктів - поверхні Землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою - нотним записом.

Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звучні і матричні документи відносяться до класу технічно-кодованих, містили запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або компютера.

Комплексний документ поєднує два або більше знакових засобів фіксації інформації (журнал «Кругозір» з музичним додатком у вигляді грамплатівки; фонетико-розмовний курс іноземної мови, що складається з підручника, компакт-диск-касети із звуковим записом тексту; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронною нотною клавіатурою і ін.).

Класифікація документів по мірній запису інформації .Особливістю носія інформації є і така ознака, як міра запису інформації. Нею визначається місце, займане документом (його матеріальною основою) в просторі.

По цій ознаці розрізняють одно -, двох і тривимірні (обємні) документи. В одновимірному середовищі запис інформації здійснюється азбукою Морзе (двійковий код) «в рядок» або в лінійній послідовності.

Проте абсолютна більшість документів - двомірна, має розмір (формат) і обєм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носії є двома вимірюваннями. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові борозенки магнітної стрічки. В тривимірному середовищі записуються голограми і частково растровий друк (календарики з миготливим зображенням).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації. Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

По субєкту сприйняття семантичного змісту всі документи ділять на читаючих людиною - вони можуть - бути «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів - і читаючих машиною - призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходяться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея і т.п.

До читаючих людиною документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т. д.). Читаючі машиною документи - це мікрофільм, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диски т.д. на читаючих машиною носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія. По їх зовнішньому вигляду людина нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана яким-небудь технічним способом (наприклад, зміною глибини звукової доріжки в грамплатівці).

Класифікація документів по каналу сприйняття інформації. Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик).

По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи.

Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих). Аудіальний - це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ - той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, компютерна технологія «мультимедіа» і т. д.).

За підрахунками фахівців, до 75% всієї інформації людина одержує через органи зору. Аудіальна інформація, складає 13% від всієї поступаючої інформації через органи чуття людини.

Класифікація документів за ступенем їх поширеності. За ступенем поширеності розрізняють опублікований, неопублікований і неопублікований документи.

Документ, призначений для широкого і багатократного використовування, має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР і ДКР, дисертація, інформаційна карта, депонуючий рукопис, репринт і ін. До неопублікованого відносять документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень.

Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Великою особливістю документа є те, що інформація передається за допомогою органів чуття і знаків.