2.2 Описание документов и дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 2010., С. 117.:

· фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

· заголовок дела;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А.Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б.П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма А.М. Коллонтай В.Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин -- фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:

Письма В.А. Жуковского М.А. Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д. Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А.Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б.П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма А.М. Коллонтай В.Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин -- фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:

Письма В.А. Жуковского М.А. Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д. Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:

Альбом П.И. Карпова «Книжка 44 уродов -- портретов писателей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д.М. Алтаузена, В.В. Вишневского, Я. Купали и др.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:

Записные книжки Н.С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других натериалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в которой указывают автора надписи, корреспондента (кону она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ф.И. Шаляпина и Иолы Торнаги.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М.В. Исаковского. Газетные вырезки.

В заголовке на названные материалы после основных элементов необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:

Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А. Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Т.Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А.А. Бахрушину.

Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А.И. Тургеневу студентов Теттингенского университета.

Гравюры Т.Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственными надписями В.М. Лазаревскому.

Медная доска с гравированным портретом В.А. Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала О.А. Кипренского.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:

Письмо А.С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:

К.С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г.С. Петрова Л.К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

§ автограф или черновой автограф;

§ авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата -- автографы);

§ машинописная или рукописная копия;

§ фотокопия или ксерокопия;

§ вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Пьесы В.М. Киршона, Б.А. Лаврентьева и др., поставленные С.Г. Розановым. Машинопись с его пометками.

Статьи о жизни и творчестве Г.К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е.А. Черкасской. Фотокопия.