Для чего нужна автоматизация делопроизводства
Вступление
В восьмидесятые годы практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры. Многочисленные группы программистов трудились над созданием для своих предприятий систем с загадочным именем АСКИД, которое расшифровывалось: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. Уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.
Деньги на разработку тратились, системы создавались, но как только дело доходило до эксплуатации, они тихо умирали по причине саботажа со стороны рядовых чиновников. Автоматизированная система отнимала чувство их значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять электронной канцелярии информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя.
Конечно, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.
Сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку электронного документооборота. Но использование техники более чем для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Пример с системами АСКИД свидетельствует о том, что наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его Руководства не меньше, чем наличие шестисотого Мерседеса у «нового русского». Это означает полную управляемость подчиненных Руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.