1.2 Функции управление библиотечным фондом

Система управления БФ может быть в двух состояниях: статическом - если рассматривать ее с точки зрения структуры, динамичном - если изучать ее функционирование.

Функции БФ -- это система задач, определяемая его возможностями как информационного массива [65, c. 141]. В связи с тем, что фонды библиотек различных типов имеют разное целевое назначение и специфически проявляют общие фондовые свойства, они имеют как общие, так и типологические, более того -- индивидуальные функции.

Современные функции БФ разбиты на две группы: социальные и технологические (организационные). Первые, как правило, определяют место БФ в системе духовного и материального развития общества, вторые -- структуру деятельности библиотеки, ее основные рабочие процессы по производству фондов, их последовательность, взаимосвязь, способы реализации.

Система технологического управления библиотечными фондами осуществляет ряд функции: прогнозирование, планирование, организация, учет, регулирование, контроль, анализ.

Одна из наиболее важных функций управления библиотечным фондом - функция прогнозирования, но она пока не получила распространения в библиотеках страны. Определенный опыт в разработке методологии и методики прогнозирования, а также математического моделирования прогноза использования книг накоплен лишь в РГБ. Правда, в РНБ и некоторых других центральных библиотеках созданы специальные отделы и подразделения по изучению библиотечного фонда.

Функция прогнозирования определяет социальное назначение библиотеки, регулирует отношения с внешней средой, определяет принципы хозяйственного и технического построения библиотеки, выражается в документах, в концепции развития библиотеки [55, c. 11].

Осуществляя функцию прогнозирования, библиотеки проводят всевозможные исследования: изучение состава пользователей библиотеки, их информационных потребностей и запросов; учет и анализ отказов читателям. Изучение соответствия состава и организации фонда запросам пользователей: анализ библиотечной статистики, библиографические, социологические методы. Критерии качества фонда и эффективности его формирования, хранения, использования.

Организация такого рода исследований осуществляется как в рамках проведения опроса по всей системе, так и по отдельным библиотекам. При необходимости проводится анкетирование не только посетителей муниципальных библиотек, но и той части населения, которые предпочитают пользоваться другими информационными учреждениями. Это позволяет прогнозировать дальнейшую деятельность библиотек и всей библиотечной системы в целом.

Целевая направленность данных исследований и их результатов связана с повышением качества комплектования и совершенствованием видовой, содержательной и тематической структуры фондов библиотек, с приведением ее в соответствие с реальными и потенциальными запросами, интересами и потребностями читателей. Следует сказать и о том, что обширность и быстрое изменение объема, состава и структуры фондов, их распределение на громадной территории страны, исключительное разнообразие читательского спроса создают серьезные трудности в создание прогнозов. Прогноз, по существу, основывается на эрудиции и интуиции экспертов, а это сложная, довольно трудоемкая и дорогостоящая работа. Ее не могут достаточно квалифицированно и в нужном объеме выполнить библиотечные работники, занятые основной работой по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей и не достаточно владеющие методологией и методикой научных исследований.

Точность прогнозов, как правило, убывает в зависимости от длительности сроков, на которые они составляются. В настоящее время известно свыше ста методов прогнозирования, которые разбиваются на группы в соответствии с масштабами прогнозов. Однако в силу недостаточной подготовки библиотекарей пока применяют лишь некоторые из них:

1. При дальнесрочном (более чем на 50 лет) прогнозировании используют преимущественно методы научной интуиции. Дальнесрочные прогнозы обычно имеют отношение не собственно к библиотечному фонду, а либо к библиотеке в целом, либо к составляющим БФ элементам -- материалу носителя и способу фиксирования информации, средствам ее передачи, приоритетным способам пользования ею [37].

2. Долгосрочные (на 15--20 лет вперед) прогнозы выстраиваются на основе не просто интуиции или озарения, но некоторых, хотя бы чисто логических или умозрительных аргументов[37]. Такие прогнозы, сделанные ранее по отношению к объекту управления, правильны лишь отчасти. При долгосрочных прогнозах оправдывает себя группа экспертных методов. В нашей стране начало долгосрочному прогнозированию было положено ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина, ГПНТБ СССР и ГБЛ, которые вначале 70-х гг. составили прогноз своего развития, в том числе и фондов, на период до 1990 г. Эти прогнозы в основном оказались правильными .

3. Среднесрочные (на 10--15 лет) прогнозы могут охватывать всю страну, крупный регион, отдельную сеть библиотек или библиотечную систему, крупнейшую библиотеку. Среднесрочные прогнозы развития БФ начали составляться со второй половины 1960-х гг. [37].

4. Для краткосрочных (на 5--10 лет) и среднесрочных прогнозов чаще всего используют метод экстраполяции, соотнося величину того или иного показателя в настоящем и прошлом, можно вычислить динамику его изменения и с достаточной степенью вероятности предсказать величину в будущем. Ошибочность основанного на этом методе прогноза резко снижается, если дальность прогноза меньше, чем третья шесть базового периода. Для предопределения данных, например, на пятилетний срок, надо изучать динамику развития фонда не менее чем за пятнадцать предшествующих лет[65, c. 112].

Краткосрочно прогнозируют развитие БФ в целом и его составных частей. Занимается этим высший эшелон УБФ -- исследователи и методисты.

Прогнозы периодически уточняют с учетом свершившихся фактов и появлением новых тенденций. Работе по прогнозированию управлению БФ пока еще недостает планомерности, полноты охвата существенных факторов, широты спектра применяемых методов.

На основе прогнозов и программ составляют планы, которые в отличие от прогнозов имеют директивный характер и обязательны для исполнения.

Планирование (работы, деятельности) - составная часть управления библиотекой, его сердцевина, направленная на определение перспективных и текущих целей и задач библиотеки [75, c. 251]. Основной целью планирования является оптимальное по времени и качеству выполнение задач библиотеки, максимальная мобилизация для этого всех необходимых ресурсов. Оно заключается в определении:

- целей и задач работы библиотеки, основных направлений ее деятельности;

- тематики, содержания, форм и методов работы;

- объема работы, выражающегося в системе плановых показателей;

- трудовых, материально-технических и финансовых затрат на выполнение плановых заданий[21 c. 104].

В последние годы в практику библиотек входит стратегическое планирование -- метод перспективного планирования, заключающийся в установлении целей библиотеки, определении необходимых для их достижения ресурсов и выбора наиболее рациональных путей использования этих ресурсов. Задача стратегического планирования в целенаправленном инновационном развитие библиотеки[64].

Текущее планирование - это конкретизация задач и целей, определение сроков их выполнения в течение года, система расчетов по текущему регулированию хода производства в целях обеспечения равномерной и ритмичной работы организации[64, c. 109]. Каждый текущий план - ступенька к выполнению плана стратегического.

Оперативное планирование - это разработка на основе месячных планов плановых заданий для отдельных сотрудников на короткие отрезки времени (чаще всего на день). Оперативное планирование применяется обычно в тех отделах крупных библиотек, где работа состоит из многократно повторяющихся операций и строится по нормам.

Целевое планирование - процесс, состоящий из четырех независимых этапов:

1. выработка сжатой ясной формулировки целей;

2. разработка реальных планов их достижений;

3. систематический контроль и измерение качества работы и результатов;

4. принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов[44].

План работы библиотеки -- это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а также проведения мероприятий в библиотеке[75, c. 251].

Для объекта управления - библиотечного фонда силу плана имеет модель фонда - математическая, тематико-типологическая или структурная, описательная и библиографическая.

Вид модели выбирают в зависимости от решаемых задач.

Описательная модель является основой для последующих моделей и управления фондом в целом. Она является своеобразным паспортом библиотеки, в ней в словесной форме определяются задачи библиотеки и ее миссия. Указывается специализация фондов библиотеки, характеризуются структурные подразделения библиотеки, определяются виды и типы изданий и экземплярность приобретаемых документов.

Математическая модель фонда дает представление об общих количественных параметрах фонда. Фонд каждой библиотеки должен иметь рациональную величину и структуру. Еще недавно считалось, что фонд библиотеки укомплектован оптимально по составу и величине, если им удовлетворяют около 70% общего числа требований по профилю фонда данной библиотеки.

Библиографическая модель фонда представляет собой желательный состав по содержанию и включает перечень необходимых документов. Реализуется эта модель в типовых рекомендательных каталогах. Такие каталоги выпускались раньше и были ориентированы на фонд массовой библиотеки. Поскольку перечень документов в таких каталогах быстро устаревал, вместо них стали выпускать списки самой стабильной и ценной части фонда - ядра библиотечного фонда.

Структурная модель. Этот вид модели воспроизводит в упрощенном виде структуру по типам и видам документов и их экземплярность в рамках определенной темы. Структурная модель состоит из двух разделов.

Первый из них - пояснительная записка. В ней приводится паспорт фонда, фиксируются сведения о библиотеке, ее задачах, составе абонентов, структуре и особенностях формирования фонда.

Второй раздел отражает параметры моделируемого фонда - тематику, типы и виды документов, экземплярность, языковый состав, принадлежность к структурным подразделениям библиотеки и т. п.

Структурная модель может иметь приложения: перечень периодических и продолжающихся изданий, намеченных для приобретения, основные библиографические издания по которым проводится отбор литературы и др. Перечень тем выстраивают в систематическом порядке. Структурная модель может быть в форме табличной, карточной, электронной, любой другой удобной для библиотекаря.

Различают модели двух основных классов:

1) реальная или модель-копия - данная модель воспроизводит параметры реально существующего фонда. Примером такой модели служит систематический каталог, используемый не только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения.

2) идеальная или модель-проспект - такая модель прогнозирует будущее состояние фонда, в ней отражаются желаемые качественные и количественные параметры.

Ориентиром для расчета плановых показателей БФ служат нормативы, т.е. совокупность библиотечных услуг в расчете на каждого абонента[87]. Нормативами предусматриваются оптимальные численные значения в абсолютных данных, процентах или коэффициентах формирования и использования БФ. В период разработки нормативов в библиотеке, были утверждены нормы различных библиотечных технологических процессов:

– типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов (1990);

– межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991);

– межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек (1994) и т.п.

В 1997 г. было выпущено издание « Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» [11]. Нормативы были утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ и рекомендованы для применения в библиотеках независимо от их форм собственности и организационно-правовых форм.

В основу разработки норм времени на работы, выполняемых в библиотеках, были положены данные изучения и анализа законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность библиотек, нормативные документы библиотек и информационных учреждений Российской Федерации, Положение о порядке разработки нормативных материалов для нормирования труда, статистические данные, результаты фотохронометражных и моментных наблюдений, экспертные оценки. В издании прописаны все операции, выполняемые в библиотеках независимо от масштабов и ведомственной принадлежности.

Выпуск такого пособия говорит о том, что успешное управление БФ немыслимо без научно обоснованных норм на основные процессы и операции. Нормы помогают наладить учет и отчетность, выполнение и перевыполнение планов, укреплять трудовую дисциплину, рассчитать возможности и мощности отделов, время, необходимое для выполнения тех или иных технологических операций.

Субъект управления - отдельные сотрудники, секторы, отделы - обычно составляют планы.

План строится исходя из поставленных перед библиотекой задач, и отражает основные направления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы, а также затраты рабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители и сроки выполнения. Показатели плана работы библиотеки -- контрольные цифры, определяющие объем работы библиотеки в планируемый период, которые выражаются как в абсолютных величинах (количество читателей, объем библиотечного фонда, число посещений, выдач, массовых мероприятий и др.), так и относительных (читаемость, обращаемость, книгообеспеченность и др.)

Видовая классификация планов:

1) По срокам выполнения планы делятся на:

– перспективные (стратегические)

– текущие (годовые, квартальные, месячные, оперативные)

2) По объему планируемой работы:

– на план библиотеки, структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки[75, c. 274].

План может быть универсальным, охватывающим работу библиотеки в целом, и тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности.

Перспективный план работы сотрудника и его сектора рассчитан на ряд лет (как правило, на 5 лет) и намечает общую стратегию деятельности. В нем отражаются главные, решающие задания длительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концу планируемого срока.

К сожалению, в отечественном библиотековедении не уделяется должного внимания научной разработке проблем перспективного планирования работы библиотек, отсутствуют методические рекомендации по составлению перспективного плана, а многие библиотеки его вообще не имеют. В силу сложившихся традиций главным плановым документом библиотеки считается годовой план, а между тем, очевидно, что совершенствование деятельности библиотеки требует не только учета текущих задач, но и определения перспектив развития.

Годовой план работы сотрудника определяет основные задачи и содержание деятельности на текущий календарный год и в нем определяются все показатели, которых должен достичь библиотекарь к концу года[44]. Объем работы планируется с учетом годового фонда рабочего времени сотрудника библиотеки и норм на библиотечную работу.

Важно, чтобы в нем были отражены главные контрольные показатели на планируемый период, а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов в фонд и выбытие из него, объем комплектования и обработки, размещения и перемещения документов в системе фондовую смету расходов на комплектование видов с учетом доли каждого источника документоснабжения, изучения фонда.

Планы необходимо регулярно пересматривать и вносить в них коррективы с учетом меняющихся обстоятельств.

Планирования самого по себе еще недостаточно для достижения цели управления БФ. Выполнение планов требует организованного подкрепления. Технологические процессы управления БФ составляют самую значительную долю - около трети - всех производственных процессов библиотеки. Отсюда видно, насколько важно правильно организовать этот процесс.

Организация управления библиотечным фондом также по разному в отношение к его объекту и субъекту.

С производственной точки зрения организация БФ - это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое[65, c. 121]. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управления БФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:

– комплектование фонда,

– обработка документа,

– размещении и расстановка документов,

– учет и проверка фонда,

– доставка документов и др.

Под организацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.

Значение организации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов, удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейшего признака[46].

Регулирующая функция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документов библиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и каким следует доукомплектовать.

В зависимости от принятого решения прибегают к статичным, поступательным, поступательно-возвратным и возвратным мерам:

– Технологические статичные меры - в результате изучения БФ информационных потребностей пользователей может выяснится, что часть фонда вполне соответствует своему назначению. В норме это должно быть большая часть фонда.

– Технологические поступательные меры - благодаря вторичному отбору уточняются модели фонда, вносятся коррективы в первичный отбор. Библиотека может начать комплектование по отсутствующим ранее темам, типу или виду документа, увеличить экземплярность имеющихся изданий.

– Технологически возвратно-поступательные меры - документы, которые вследствие интенсивного обращения или из-за нарушения режима хранения обветшали, утратили физическую целостность отдельных своих частей, направляют на ремонт, переплет, на реставрацию, после чего возвращаются на прежнее место[66, c. 44].

– Технологически возвратными являются меры, требующие реформирования фронда, т.е. проведения процессов формирования БФ в обратном порядке - в направлении от расстановки к моделированию

начительная часть БФ в настоящее время находиться в неудовлетворительном состоянии, изношена, требует ремонта. Как бы мы не старались продлить физическую жизнь книги, для нее, как и для любого материального объекта, наступает момент полного физического износа, момент исключения документа из фонда библиотеки.

Исключение документов - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества, с последующим их перераспределением или утилизацией, а также списание утраченных по каким-либо причинам[70, c. 21].

Нормативных документов о порядке исключения документов практически нет. Существует лишь Инструкция об учете фонда (1998,), имеющая чрезвычайно ограниченную юрисдикцию: ее нормы распространяются на считанное число библиотек (библиотек колледжей, вузов культуры и искусства и т. п.), непосредственно или опосредованно подчиняющихся Министерству культуры. Для остальных 99 процентов библиотек России эта инструкция выполняет всего лишь рекомендательную функцию.

Исключение документов из фонда происходит по причине:

– ветхости

– дефектности

– устарелости по содержанию,

– дублетности,

– непрофильности,

– утраты (недостача).

Понятия "ветхость", "дефектность", "устарелость", "дублетность", "непрофильность", "утрата" определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.

По причине ветхости, кроме физической изношенности изданий в результате книговыдачи, книги могут быть исключены и по причине естественного старения полиграфических материалов: литература с пожелтевшими и ломкими страницами. Также исключаются документы, испорченные в результате стихийных бедствий (затопления, пожар) или в результате хранения в условиях, не соответствующих установленным стандартам (пораженные грибом).

Норматив исключения по ветхости должен быть в пределах 1,78% от размера книговыдачи[79, c. 33]. Исключение ветхих изданий производится не реже одного раза в год. Литература, исключаемая по ветхости должна прослужить не менее 10 лет - книги и не менее 5 лет - брошюры.

Фактором, обуславливающим необходимость систематического и регулярного обновления фонда библиотеки, является процесс устаревания литературы.

По причине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания, краеведческая литература

«Непрофильность» - достаточно редкая причина исключения.

Непрофильная литература - издания несоответствующие профилю работы библиотеки по содержанию и читательскому назначению. Если такая литература поступила в библиотеку по ошибке поставщика и, не удалось ее вернуть обратно, то издания должны быть приняты на баланс и сразу же переданы в обменный фонд. Подобным образом поступают и с литературой, поступившей безвозмездно.