2.1. Виды и сложность исполнения социально-правовых запросов

В данной главе проанализированы представленные социально-правовые запросы граждан по видам и сложности исполнения, выданные Сектором документов хлебопекарной промышленности города Москвы Архива кадровой документации Западного административного округа (АКД ЗАО).

При исполнении запросов социально-правового характера сектор АКД готовит следующие виды информационных документов:

- архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных;

- архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотоэлектрографическим или другим способом всего текста документа, заверенная архивом. После текста архивной копии указываются поисковые данные, сами копии заверяются подписью исполнителя и гербовой печатью архива.

- архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, официально заверенное архивом. После текста архивной выписки указываются поисковые данные. Текст заверяется подписью исполнителя и печатью;

- информационное письмо - официальное письмо архива за подписью руководства, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланк архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия». Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Не совпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, изложенных в документе. В этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «так в документе». Следует особо обратить внимание, что фразой «так в документе» оговариваются расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов или наличие одного из них и т.д., а не цитаты из архивных документов причем данная фраза пишется непосредственно за тем словом (словами, буквой и т.д.), которое поясняется.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя. В конце справки допускается указание на номер фонда, описи, дела и листа, но и на вид НСА. Следует различать понятия «сведений не имеется» и «документов не имеется». Первое означает, что в просмотренных документах за запрашиваемый период информация о конкретном человеке не обнаружена, но документы за данный период находятся на хранении в архиве. Второе означает, что интересующих документов в архиве на хранении нет.

При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых (вредных) условиях следует просматривать не только приказы и карточки формы Т-2, но и лицевые счета, расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия каких-либо документов (а не сведений), подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки.

В случае небрежного оформления документов, поступающих в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде копий архивных документов.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, прием связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушать начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В случае выдачи копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью руководства архива. В нем должна быть ссылка на постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 6 и Пенсионного фонда Российской федерации № 19 от 27 февраля 2002 г. Об утверждении перечня документов необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», которыми допускаются к рассмотрению для исчисления пенсии лицевых счетов, выдаваемые архивными организациями.

Копии документов, выдаваемых архивом, должны быть оформлены в соответствии с «Основными правилами» (п. 8.4.6.5.); на обороте каждого листа должны проставляться поисковые данные документа, на обороте последнего листа проставляются заверительные надписи, все листы копии документов должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителей.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке структурного подразделения архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается руководством архива (архивная справка и зав. отделом или зав. сектором) на информационном (сопроводительном) письме печать не ставится.

Копия ответа (архивная справка, выписка и т.д.) остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. На документе проставляется дата подписания документа руководителем архива, а не дата его исполнения и печати.

Справки о начислении заработной платы:

В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет (60 месяцев). Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку, т.к. они приложены в архивных документах: суммирование начислений не допускается.

В случае отсутствия начислений в лицевых счетах, составленных отдельно на каждый месяц, так и на год в архивной справке ставиться прочерк, а в примечании пишется «в лицевых счетах по заработной плате за месяц(ы) начислений нет».

В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц в примечании пишется «лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют».

В случае несоответствия отчислений в Пенсионный фонд 1% от итоговой суммы начислений, такие отчисления следует указывать в тексте справки после итоговой суммы начислений в скобках. При этом в примечании дается ссылка на данный факт: отчисления в Пенсионный фонд за год(ы), месяц(ы) указаны в скобках. В остальных случаях отчисления в Пенсионный фонд не указываются.