Что должна уметь делать система автоматизации делопроизводства?

Конечно, кроме электронной канцелярии DIS:class существуют другие отечественные разработки. Не углубляясь в сравнительный анализ, определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.

Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь возможность объединяться в локальную сеть. Это - наиболее эффективный вариант функционирования системы. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер - сервер, что позволяет достичь централизованного контроля, о котором уже говорилось.

Во-вторых, система должна быть многоплатформенной и должна работать под управлением практически любой операционной системы (Windows, Macintosh, Unix).

Что касается функциональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

В российских учреждениях делопроизводство традиционно придерживается следующих правил. Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что он заносится в журнал или картотеку и ему присваивается уникальный регистрационный номер. После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - то есть выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. Исполнители, по мере выполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетом руководителям - авторам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело с дальнейшей передачей либо на архивное хранение, либо на уничтожение. Регистрации подлежат также документы, создаваемые сотрудниками предприятии. При этом если такой документ не покидает стен предприятия, он регистрируется как внутренний, если же его следует отправить внешнему адресату, - то, как исходящий. Во втором случае, как правило, остается копия отправленного документа, которая также списывается в дело.

Система должна обеспечивать:

· единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

· единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

· регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

· формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Если хотя бы одно из этих требований системой автоматизации делопроизводства не выполняется, то покупать ее вряд ли стоит. А вот то, что система DIS:class все это может не просто делать, а делать очень хорошо - гарантия стопроцентная.

Более того, система имеет ряд уникальных возможностей, на которых стоит остановиться подробнее.