1. Основні вимоги до автоматизації процесів діловодства в установі

Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 встановлені основні вимоги до процесів автоматизації у діловодстві.

Автоматизація діловодних процесів є обовязковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх обєднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість обєднання їх в єдину систему.

Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Керівник установи несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою. [1]

2. Види розпорядчих документів, їх призначення, особливості

складання

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обовязковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розвязується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції .

Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобовязаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ обємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти - арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обовязки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обовязковими для певного кола осіб.

Положення - це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів:

1.Загальні положення.

2. Власність і кошти підприємства.

3. Виробничо господарська діяльність.

4. Права та обовязки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні звязки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розвязання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючий частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян. Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розвязувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також повязані з внутрішньою організацією роботи виконкому.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.

Рішення. Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розвязання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування. Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити:

· Зображення державного герба.

· Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.

· Зазначення місця видання.

· Найменування виду документа.

· Дата або дату і номер.

· Заголовок.

· Текси рішення.

· Підписи голови і секретаря виконкому.

· Печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення. [4]

3. Правила надсилання та оформлювання пакету документів.

Вимоги до оформлювання відмітки про наявність додатка

Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обовязково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобовязані передавати до загального відділу.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за такою формою:

Додаток

до розпорядження голови

адміністрації

від 22.07.99 № 151

Додатки до розпоряджень голови облдержадміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обовязки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації

від 25.07.99 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. [5]

4. Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність управлінської діяльності документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Рішення колегії. Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної служби України. Його текст складається із двох взаємоповязаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.

У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: «колегія ВИРІШИЛА:» дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.

Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.

Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.
Наказ із питань загальної діяльності - це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку. 
Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

Розпорядження з оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: «ЗОБОВЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. [6]

Накази бувають кадрові та з загальної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з загальної діяльності оформляються рішення керівника, повязані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обовязкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обовязково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обовязків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих обєднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини повязані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій - містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і подається у наказовій формі.