Часть III. Дифференцированный учёт документов. Формы учёта

Дифференцированный учёт документов даёт представление о каждой учётной единице, её наличии в фонде или списании. При дифференцированном учёте новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксирует в инвентарной книге или тождественной ей учётной форме, а также непосредственно на документе [6, с.156]. При его выбытии делается соответствующая отметка в тех же двух местах.

«Без инвентаря, - писал Собольщиков (1859), - …сохранность библиотек всегда остаётся загадочной». Формы дифференцированного учёта имеют силу юридического доказательства наличия или отсутствия документа в фонде: по ним проводят ревизию (проверку) фонда, библиотекари несут финансовую и иную правовую ответственность за фонд. Будучи документами строгой отчётности, они хранятся наравне с денежными.

Периодические издания учитывают в регистрационных алфавитных картотеках, где на каждое название заведена отдельная карточка. Этот учёт принято называть регистрационным. Он является разновидностью дифференцированного учёта, а картотека - это форма в которой он осуществляется [6, с.156].

Библиотеки с большим объёмом комплектования применяют актовую систему дифференцированного учёта, позволяющую ускорить инвентаризацию. При этой системе на каждую поступившую партию книг составляют акты-списки, что даёт возможность инвентаризировать одновременно несколько партий. Актовый номер, который получает каждая книга, обычно состоит из трёх элементов: 1) года записи; 2) номера акта; 3) порядкового номера записи книги в акте, например: 1979 - 18 / 114. По завершении года все акты переплетаются и хранятся как инвентарные книги [6, с.156].

Библиотеки, получающие бесплатный обязательный экземпляр произведений печати, регистрируют их по «Инвентарным листам» Всесоюзной книжной палаты, поступающим вместе с очередной партией книг в качестве сопроводительного документа.

Многоэкземплярные документы (учебники), спецвиды подвергают безынвентарному учёту. Суть его в следующем. На каждое издание учебника заполняют учётную карточку. На ней указывают: номер партии в Книге суммарного учёта, число поступивших или выбывших и оставшихся экземпляров, шифр учтённого в инвентарной книге учебника. Из учётных карточек составляют картотеку на фонд учебной литературы. Каждая карточка получает очередной порядковый номер в особой регистрационной книге. Спецвиды учитывают в нумерационном каталоге (картотеке). Отметку о числе имеющихся экземпляров этих изданий делают на обороте этой карточки [6, с.156].

В 1977 году для фондов массовых библиотек была утверждена процедура дифференцированного учёта в специальном учётном каталоге и описи инвентарных номеров. Подобный способ практиковался в 1920 - 1940-х годах, однако оправдал себя лишь применительно к учёту периодических изданий. Недостаточное соблюдение требования простоты учёта, забвение прошлого неудачного опыта не замедлили сказаться в 70 - 80-х годах. Учёт стал громоздким, контроль за сохранностью фонда усложнился и ослабел. Уже в 90-е годы разработаны удобные формы дифференцированного учёта документов, чтобы библиотекарь концентрировал внимание не на формальной стороне учёта, а на его содержании [6, с.157].

Большие перспективы в деле качественного учёта открыло введение Международной стандартной нумерации произведений печати. Использование ISSN позволило сильно сократить и упростить процедуры дифференцированного учёта, так как оно исключает надобность в библиографической записи и даже в самом инвентарном номере. В формах учёта достаточно зарегистрировать номер имеющегося издания, а нём самом можно ограничиться лишь проставлением штемпеля библиотеки, удостоверяющего его принадлежность данному фонду [6, с.157].

Дифференцированный учет баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения: дата поступления; название базы данных; наименование создателя (юридическое или физическое лицо); дата создания ресурса; цена приобретения; носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета); периодичность обновления.

Дифференцированный учет сетевых документов удаленного доступа осуществляется путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера. Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе и платформе и тип пакета. Факультативно можно отражать в этой форме данные о количестве документов, входящих в пакет.

Таким образом, формами дифференцированного (индивидуального) учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных, других видов документов), листовая (лист актового учета), допускается сочетание этих форм учета. Формы дифференцированного (индивидуального) учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена, отметка о проверке, номер акта исключения. Итак, Дифференцированный учет каждого экземпляра документа или каждого нового названия документа осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. Индивидуальный (дифференцированный) учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра и/или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.