1.10.2. Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

1.11 PayDox, разработчик - компания Interface Ltd.

PayDox [8, 32] - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возмож-ности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в орга-низациях банковской, торговой сферы, для промыш-ленных предприятий и аналогичных организаций.

Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:

- согласование, утверждение и контроль ис-полнения документов, создание резолюций;

- ознакомление с документами сотрудников, ав-томатические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

- ведение всей истории работы с документами;

- интеграция с MS Office, интеграция с сущест-вующими на предприятии приложениями, соз-дание произвольной отчетности, использова-ние простых стандартных средств настройки и программирования;

- безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-бра-узер, по электронной почте и SMS;

- средства групповой работы с документами и проектами;

- работа с платежными документами, ведение ба-лансов по договорам и платежам, ведение пла-тежного статуса документов, ведение счетов;

- календарное планирование;

- простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота наст-ройки системы на новые виды документов.

Разработчики системы подчеркивают, что кро-ме собственно функциональности Управления До-кументами (Document Management, DM, электрон-ный документооборот) и Управления Бизнес-Про-цессами (Business Process Management, BPM) важ-нейшим современным требованием к таким систе-мам является наличие в них функциональности Уп-равления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому кор-поративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо со-бытию поставить в соответствие запись (набор ин-формационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчет-ности. Система PayDox позволяет сочетать функци-ональность системы автоматизации делопроизво-дства и системы управления информацией.

Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства за-щиты данных обеспечивают безопасность рабо-ты. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически поль-зователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью системы является развитая ин-теграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на исполь-зовании шаблонов документов, в которые авто-матически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузе-ра, так и быть получена в привычном пользовате-лю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

Документы и данные хранятся централизован-но на сервере, где, собственно, и устанавливает-ся сама программа. А поскольку установки прог-раммы непосредственно на рабочие места сот-рудников не требуется, это существенно упро-щает настройку и дальнейшее администрирова-ние системы.

В программе активно используются всплываю-щие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упроща-ет настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе оче-видно для специалистов, привыкших к традицион-ной делопроизводственной терминологии, напри-мер, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».