Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

курсовая работа

1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.

Магнитная карта - носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.

Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette) - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.

По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные (диаметр 203 мм), мини-диски (диаметр 133 мм), микродиски (диаметр 89; 82,5; 76,2 мм). В настоящее время большая часть информации распространяется на микродисках (стандартными для ПЭВМ являются микродиски с диаметром 89 мм).

Магнитные диски различаются также и по техническим характеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, то есть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит от двух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретной конструкции дискеты плотности записи.

В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

Информация записывается и хранится на концентрических дорожках, которые делятся на сектора.

Малое время доступа по методу произвольной выборки (менее 1 сек) и большая скорость обмена данными с диском (250000 бит/сек) дают существенные преимущества гибкого диска по сравнению с любыми ленточными магнитными носителями информации.

Жесткий магнитный диск (винчестер) - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри него.

Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Различают два вида жестких магнитных дисков.

Жесткий диск (hard disk) - встроенный в накопитель (дисковод) на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным.

Съемный жесткий диск (removable hard disk) - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объем внешней памяти ЭВМ.

Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска - время доступа к информации.

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Преимущества оптических документов в сложившейся системе технически кодированных документов приведены в таблице.

Тип устройства

Емкость, Мбайт

Время поиска

Гибкие диски

1,2-1,44

Сотни миллисекунд (мс)

Винчестер

120-2000

10-20 мс

Стримеры

Несколько секунд

CD-ROM

650

200-400 мс

WORM

128-2500

От 35 мс

Оптический диск. Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск - материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. При этом формируются микроскопические углубления или ямки (питы), образующие в совокупности спиральные или кольцевые дорожки с записью звука (оптические аудиодиски), изображения (оптические видеодиски) или различной текстовой информации. Плотность записи свыше 108 бит/см2.

Оптический диск - это оптический (лазерный) носитель информации диаметром 8-12 см (4,5”), толщиной - 1,2 мм.

Первые оптические диски начали появляться еще в первой половине 50-х годов (СОМ - computer output microfilm - компьютер, производящий микрофильм). В 1962 г. в США были осуществлены первые разработки в области оптических дисков, которые начали внедряться в промышленность в начале 1970-х годов. Однако широкое промышленное производство обоих видов оптических дисков (компактные и цифровые) началось только в 1980-е годы и продолжается по сей день. Первое поколение цифровых оптических дисков появилось в 1983 г. Один диск содержал от 25 до 50 тыс. страниц текста формата А4 в факсимильном виде. Последующее поколение дисков, разработанных в 1985 г., вмещает до 1 млн страниц текста. В настоящее время известно свыше десятка разновидностей таких дисков.

Диаметр оптического диска чаще всего 305 мм. Информацию записывают в кодированной форме (двоичный код). Емкость диска зависит от технологии записи и может составлять 10000, 25000 или 40000 страниц формата А4. И это при том условии, что поверхность диска используется для записи информации лишь на 60-70%.

Объектами хранения на оптических дисках могут быть: энциклопедические, научно-технические, отраслевые справочники и словари, нормативно-справочные базы данных, аудиовизуальные учебные пособия, наборы обучающих и игровых программ и другие документы. Сейчас на дисках различных модификаций выпускается свыше 600 изданий. Половину из них составляют библиографические указатели и ежегодники. Полнотекстовые документы, то есть книги, журналы и т. д., составляют до 20% изданий на лазерных дисках. Наиболее перспективная отрасль применения дисков - автоматизированные информационные поисковые системы.

По емкости носителя информации диски делятся на три вида:

большой емкости (свыше 2109 байт) - для использования в качестве архивов данных, проходящих через ЭВМ;

средней емкости (7108 - 2109 байт) - для хранения текстовой и изобразительной информации;

компактные диски (емкость до 7108 байт) - для микро-ЭВМ.

В зависимости от возможности использования для записи и считывания диски делятся на два вида. Это накопители, предназначенные для записи информации непосредственно пользователем и ее хранения, - WORM (Write Once Read Many), и накопители, рассчитанные только на чтение информации, - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory - компакт-диск, только для чтения). Накопители WORM подразделяются на устройства с однократной записью и переписываемые компакт-диски - CD-R (CD-Recordable), на которые информация может быть записана и считана самим пользователем с помощью специального дисковода. С 1999 года начато производство DVD-дисков.

Внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документной информации.

Аудио компакт-диск - это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой (речь, музыка и т. п.) информацией, записанной в двоичном коде. Качество воспроизведения (помехозащищенность), компактность, удобство воспроизведения и хранения являются основными достоинствами компакт-диска.

Первые музыкальные оптические компакт-диски были выпущены в 1982 г. Пластина имеет диаметр 120 мм, толщину 1,2 мм и массу 10 г, длительность звучания - 1 час. К концу 1987 г. в мире было выпущено уже около 30 млн. лазерных проигрывателей и более 450 млн. компакт-дисков с музыкальными произведениями.

Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.

Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.

Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.

CD-ROM - наиболее распространенный вид оптических дисков для использования в персональных компьютерах.

CD-ROM - компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.

CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных и представляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.

На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, что равно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт, эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.

CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика - меню - гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).

CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрам почти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства для считывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используются различные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающее устройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.

Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще одна особенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Для жестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данных приблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.

Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, к которым относятся магнитный и оптический.

Делись добром ;)