Фонд Кременчуцького машинобудівного технікуму міського архіву як джерело дослідження історії середньої спеціальної освіти в Кременчуці (1944-1997)

дипломная работа

1.2 Законодавчі акти, що регламентують діяльність архівного управління Кременчуцької міської ради та його структура

Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ.

Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найвищу історичну цінність. Державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють:

а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві);

б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

За своїм рангом архівне управління Кременчуцької міської ради належить до міського рівня системи архівних установ. Цей ранг визначається рівнем органу, який утворив архів.

Діяльність архівного відділу Кременчуцької міської ради регулюється Конституцією України, указами Президента України та Кабінету Міністрів України, Законами України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” [8], “Про місцеве самоврядування” [4], “Про інформацію” [7], “Про звернення громадян”, “Про пожежну безпеку”, Державною програмою розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки, Основними правилами роботи державних архівів України, Положенням про умови зберігання архівних документів, Порядком введення державного обліку документів НАФу України, Порядком доступу до приміщень і на територію державних архівних установ, Положенням про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів НАФ або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації, Порядком надання державними архівними установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів НАФ, у поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні страхового фонду і фонду користування документами; Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і коммунального підприємства, установи та організації; Положенням про Центральну експертно - перевірну комісію Державного комітету архівів України, Правилами пожежної безпеки для державних архівних установ України, Типовим положенням про навчання з питань охорони праці, Правилами охорони праці під час експлуатації електронно - обчислювальної техніки, крім того діяльність архівного відділу регулюється рішеннями Полтавської обласної ради, обласної державної адміністрації, Кременчуцької міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами та рішеннями колегії, методичними рекомендаціями Державного комітету архівів України, Державного архіву Полтавської області, Положенням про архівний відділ Кременчуцької міської ради, Положенням про госпрозрахункову групу при архівному відділі Кременчуцької міської ради, що утримується за рахунок спеціальних коштів, які надходять від установ, організацій і підприємств за виконану роботу з науково - технічного опрацювання документів; посадовими інструкціями.

Відповідно до Положення основними завданнями відділу є:

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста:

- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

- забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань: складає і за погодженням подає міській раді пропозиції щодо роботи трудового архіву, з державним архівом області подає на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання; забезпечує облік, зберігання і охорону документів; надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності; інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи; веде зведений облік архівних документів; подає належні відомості про них державному архіву області; організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій; створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігається у відділі; інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам: видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ: 3 працівники (державні службовці): начальник, головний спеціаліст, спеціаліст І категорії. Прибиральниця працює на 0,5 ставки за трудовою угодою. Чисельність працівників госпрозрахункової групи не змінилась: архівіст І категорії, архівіст II, архівіст [27].

В архівному відділі Кременчуцької міської ради працюють три спеціалісти: начальник архіву, головний спеціаліст, спеціаліст 1 категорії, а також госпрозрахункова група у складі трьох працівників.

Начальник архівного відділу здійснює загальне керівництво архівним відділом і контроль за роботою архівних підрозділів організацій, підприємств, установ міста; здійснює загальне керівництво архівним відділом і контроль за роботою архівних підрозділів організацій, підприємств, установ міста; забезпечує облік, зберігання і охорону документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій; організовує і проводить роботу з експертизи цінності документів, створенню та удосконаленню науково-довідкового апарату, обліку фондів; очолює роботу з використання матеріалів архіву; контролює стан документальної частини діловодства архівних підрозділів організацій, підприємств, установ та закладів міста; організовує і проводить наради, консультації та семінари для працівників архівних підрозділів установ, організацій і їх діловодних частин з питань діловодства та архівознавства; складає списки підприємств, організацій, установ, закладів, які передають свої документи на архівне зберігання; розробляє річні плани розвитку архівної справи в місті Кременчуці; організовує своєчасне комплектування архівного відділу документами, які підлягають надходженню на зберігання до відділу; проводить комплектування архівного відділу документами особового походження та громадських організацій; перевіряє правильність експертизи цінності документів і відбору документів для зберігання в установах, організаціях, підприємствах міста, бере участь у роботі їх експертних комісій; організовує надання допомоги підприємствам, організаціям, установам на договірних засадах у виконанні робіт з впорядкування документів, розробки нормативно-методичних рекомендацій, які регламентують діловодство і роботу архівних підрозділів підприємств, установ, організацій; веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації - джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них Державному архіву Полтавської області; інформує виконавчий комітет міської ради про стан архівної справи в місті, виносить на розгляд міської ради і її виконавчого комітету проекти рішень і розпоряджень з питань, що входять у сферу діяльності архівного відділу; здійснює контроль за виконанням рішень міської ради, рішень і розпоряджень виконавчого комітету, а також органів вищого рівня з питань, що стосуються діяльності архівного відділу; інформує виконавчий комітет міської ради про факти загублення, пошкодження, незаконного знищення документів в установах, організаціях, підприємствах міста для притягнення до відповідальності в установленому законом порядку осіб, винних у цьому; організовує створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі; вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ; займається поточним та перспективним плануванням роботи архівного відділу і госпрозрахункової групи, складає статистичну звітність [28].

Головний спеціаліст виконує обовязки начальника відділу та виконує роботу спеціаліста І категорії на час їх відсутності [31].

Він організовує розробку схем фондування та розміщення фондів в архівосховищах;надає практичну і методичну допомогу в роботі госпрозрахункової групи з науково-технічної обробки документів; видає підприємствам, установам і організаціям, громадянам архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються в архіві, друкує їх; готує відповіді на запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації, друкує їх; веде журнали реєстрації вхідних і вихідних документів, контролює строки виконання; здійснює контроль за дотриманням в сховищах температурно-вологісного режиму, надає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи; здійснює каталогізацію документів справ визначених фондів, здійснює формування карток закаталогізованих справ за роками і фондами; готує матеріали для виставок та експозицій; готує інформацію для ЗМІ, бере участь у нарадах, семінарах, науково-практичних конференціях та інших заходах; працює з дослідниками, надає їм документи для роботи, відповідає за роботу читального залу; впроваджує сучасні інформаційні технології. З усіма відвідувачами, з усіма запитами уже більше 10 років успішно справляється головний спеціаліст відділу Н.М. Перепельченко.

Спеціаліст І категорії надає необхідні відомості для складання звітів про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, організацій, установ, і бере участь в їх складанні; розробляє плани комплектування архівного відділу документами і забезпечує їх виконання; надає методичну і практичну допомогу підприємствам, організаціям, установам з питань складання номенклатур справ, інструкцій з діловодства, роботи архівних підрозділів та експертних комісій; бере участь у семінарах, нарадах для працівників, відповідальних за діловодство і архів, з питань організації зберігання документів, діловодства; проводить перевіряння наявності справ, експертизу цінності документів, за результатами складає акти; проводить науково-технічне опрацювання документів міської ради; здійснює каталогізацію документів справ визначених фондів, здійснює формування карток закаталогізованих справ за роками і фондами; готує матеріали для виставок та експозицій; готує інформацію для ЗМІ, бере участь у нарадах, семінарах, науково-практичних конференціях та інших заходах [30].

Облік документів, перевірку наявності та стану документів архіву веде спеціаліст I категорії Олена Володимирівна Базавлук.

Важливу і складну ділянку роботи -- науково - технічне опрацювання документів на договірних засадах виконує госпрозрахункова група у складі З архівістів: Н.М. Волошина - архівіст І категорії, Ж.О. Винокур - архівіст II категорії, І.О. Раскачанська - архівіст.

Їм потрібно так багато знати, щоб якісно і в строк виконати замовлення. І вони з честю справляються, постійно вдосконалюють свої вміння і знання. За 2008 рік виконали 37 замовлень на суму 75051- 31 грн.

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, державний орган, орган місцевого самоврядування, державне та комунальне підприємство, установа та організація (далі - юридична особа) утворює експертну комісію (далі - ЕК) для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі її діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) державної архівної установи (ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої вона перебуває [29]. ЕК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються керівником юридичної особи, після чого стають обовязковими для виконання структурними підрозділами. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) та положенням, затвердженим ва підставі цього Типового положення. До складу ЕК, який затверджується керівником юридичної особи, входять керівники служби діловодства та архівного підрозділу юридичної особи, працівники структурних підрозділів, а також представники ЕПК (ЕК) державного архіву (архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої вона перебуває.

Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника юридичної особи, а секретарем - керівник її архівного підрозділу, або особа, відповідальна за архів. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів юридичної особи та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник юридичної особи, і звітує перед ним про проведену роботу. Завданням ЕК юридичної особи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи. ЕК юридичної особи приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК (ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів:

- описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ);

- описи справ з особового складу;

- номенклатури справ;

- інструкції діловодства;

- положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

- анотовані переліки унікальних документів НАФ;

- акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

- акти про вилучення документів з НАФ.

Делись добром ;)