ВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001. - С.123..

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С.26..

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;

2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

4. определить основные направления деятельности секретаря;

5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 10. - С. 24-28; Кирсанова М.В. современное делопроизводство. - М., 2003.-С.4; Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации // Там же. - 2008. - №8. - С. 32; Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26; Храмцовская Н.А Когда целесообразно создавать службу ДОУ?// Юридический справочник руководителя. - 2004. - №7.- С. 12. . Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. - С.26.. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла-сти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) - Доступ из справ. - правовой системы «Гарант».. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная системa организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006. - С. 126-127.. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами Журавлева И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации // Секретарь-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 89-96; Краснокутская Г. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С. 5; Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Опыт работы секретаря ООО «Нефтяник» // Там же. - 2007. - № 2. - С. 9 .. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.- С.99.. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006.- С.134-135; Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32; Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов // Там же. - 2007. - № 11. - С. 27. . Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу Санкина Л.В. Приказы по личному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33..

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Указ. соч. - С. 11.. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 19.. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. - С.125, 234..

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя Германович С. Принимаем посетителей // Секретарское дело. - 2007. - № 6. - С. 22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 12-14; Краснокутская Г. Ceкретарь готовит совещание... // Секретарское дело. - 2007. - № 5. - С. 10; Пешкова Г.А. Документальное оформление процесса приема посетителей // Там же. - 2007. - № 6. - С. 7.. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 13.. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания Краснокутская Г. Секретарь готовит совещание..// Секретарское дело.- 2007.- № 5. - С. 10..

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М., 2002. - С. 170-171.. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28; Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия (образцов должностных инструкций). - М., 2000. - С. 41.. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006.- С. 21..

В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 10.. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело» Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. - С. 15-21.. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой Пример должностной инструкции секретаря-референта // Управление персоналом. -1998. - № 7. - С. 18; Стрельцова Л.А. Указ. соч. - С. 24-26.. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой Журавлева И.В. Указ. соч. - С. 22..

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя Кузнецова Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места // Секре-тарское дело. - 2005. - № 4. - С. 6-8.. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроиз-водству) // Секретарь-референт. - 2007. - № 9. - С. 15-20.. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. - URL: http://www.audit-it.ru (дата обращения: 11.04.2010).. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.

Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».

В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».

В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.