ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсут-ствующие дела составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).

Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).