1.1 Структура и назначение документации, используемой в системе качества образовательного учреждения

В целом документация системы качества образовательного учреждения может включать:

1. Миссию, видение и основные ценности образовательного учреждения.

2. Документально оформленные заявления о политике и целях в области качества.

3. Руководство по качеству.

4. Информационные карты процессов и документированные процедуры.

5. Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования (в том числе стратегического), осуществления процессов и управления ими.

6. Организационно-правовые и методические документы.

7. Записи.

8. Правовые, нормативные и технические документы, в том числе и внешнего происхождения. Степень документированности системы качества одного образовательного учреждения может отличаться от другого в зависимости:

а) от размера образовательного учреждения и его специализации;

б) сложности и взаимодействия процессов.

Документация может быть в любой форме и на любом носителе.

На рис. 1 показана иерархическая структура документации системы качества образовательного учреждения, перечисленной выше. Как видно из рис. 1, вся документация может быть условно разделена на 6 уровней, соответствующих значимости и широте применения соответствующих документов в рамках образовательного учреждения.

В указанной иерархической структуре документации выделены:

А. Документы, представляющие согласованную информацию о системе качества образовательного учреждения, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования. К таким документам относятся: Миссия и видение образовательного учреждения, документально оформленное Заявление о политике и целях в области качества и Руководство по качеству. При этом заявление о политике и целях в области качества может быть независимым документом, либо быть включенным в руководство по качеству.

Б. Документы для описания процессов:

* информационная карта процесса - дает статическое описание процесса и содержит атрибуты его менеджмента: планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса;

* документированная процедура и рабочие инструкции - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса). Необходимо отметить, что информационные карты процессов частично тяготеют к уровню А, так как содержат также цели образовательного учреждения по процессам;

Рис. 1. Иерархическая структура документации системы качества образовательного учреждения

* рабочие инструкции -- это письменные указания, определяющие конкретную последовательность действий при выполнении отдельных работ или операций.

По существу рабочие инструкции -- это документы, регулирующие подлежащие выполнению виды деятельности на рабочем месте. Рабочие инструкции должны быть разработаны с целью описания выполнения всех работ, на которых отсутствие данных инструкций сказалось бы неблагоприятно. Имеется множество путей подготовки и представления инструкций. Рабочие инструкции должны иметь название и собственную идентификацию. Структура, формат и уровень детализации, используемые в рабочих инструкциях, должны быть разработаны с учетом потребностей персонала образовательного учреждения и зависят от сложности работ, используемых методов, проведенной подготовки, навыков и квалификации персонала. Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур. Рабочие инструкции могут быть включены в документированные процедуры или упомянуты в них.

В. Документы по планированию различных видов, описывающие, как система качества образовательного учреждения применяется к конкретной образовательной программе, услуге, проекту или контракту; к таким документам относятся планы (или программы) качества.

Планы или программы качества -- документы, определяющие, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к определенной образовательной программе, услуге, проекту, контракту или подразделению. Область распространения плана качества должна быть определена. План качества может включать определенные процедуры, рабочие инструкции, и/или отчеты. В образовательном учреждении такие планы могут представлять собой годовые и перспективные планы работы Совета вуза, развития подразделений (факультетов и кафедр), бизнеспланы открытия новых образовательных программ и специальностей, планы выполнения конкретных научно-исследовательских проектов и т. д.

Г. Организационно-правовые и методические документы (Устав образовательного учреждения, организационная структура, матрица полномочий и ответственности, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, порядки и т. п.) и методические документы и рекомендации, помогающие в работе.

Д. Записи по качеству - документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности и необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами. К таким документам относятся - документальные записи, отражающие состояние некоторых характеристик системы качества образовательного учреждения или рабочих процессов на определенный момент или промежуток времени. Они могут содержать информацию:

* о степени достижения целей в области качества,

* об уровне удовлетворенности потребителей,

* о результатах функционирования системы качества для проведения ее анализа,

* о тенденциях в области качества образования;

* о корректирующих действиях и их эффективности;

* о квалификации и подготовке персонала,

* о сравнениях в области конкурентоспособности образовательного учреждения и др. Примеры записей: решения, протоколы, акты, отчеты, рабочие журналы, списки, ведомости, альбомы бланков, перечни и т. п.

Е. Правовые, нормативные и технические документы, устанавливающие требования к продукции или услуге. К ним относятся документы, содержащие нормативные требования и условия, например ГОС по различным направлениям и специальностям, другие стандарты, технические условия, документы органов власти, контроля и надзора, инструктивные документы Министерства образования и науки и т. п.

Как видно из приведенного выше описания возможных видов документации образовательного учреждения, используемой в его системе качества, она может быть представлена как иерархия. Такое представление облегчает распространение, поддержание и понимание структуры документации системы качества образовательного учреждения.

Традиционно система внутренней документации образовательного учреждения включала устав образовательного учреждения, положения о структурных подразделениях (о кафедре, о факультете и т. п.), правила или порядки (приема студентов, подготовки и проведения экзаменационной сессии, командирования сотрудников и т. п.) и должностные инструкции. Минимальный набор таких документов может включать следующие положения:

* о системе учебной и методической работы;

* факультете;

* кафедре;

* промежуточной аттестации студентов;

* об учебно-методическом комплексе (УМК);

* итоговой государственной аттестации;

* о проведении практик студентов;

* стажировке молодых специалистов и др.

Все эти документы в основном имеют функциональную ориентацию, даже если они и описывают порядок выполнения какого-либо процесса или работы. Функциональное мышление традиционно более понятно и привычно для персонала и менять его надо очень осторожно и последовательно. Переход от функционального мышления к процессно-ориентированному требует постепенного преобразования существующих в образовательном учреждении положений и порядков в информационные карты процессов и ДП системы качества, построенные по принципам, изложенным ниже.

Тем не менее, на первых этапах построения системы качества образовательного учреждения в структуре ее документации вполне могут присутствовать действующие в вузе внутренние нормативные документы: положения, порядки, инструкции и др. При этом желательно включить их в общую систему идентификации документации системы качества образовательного учреждения и предъявлять к ним все требования, применимые /для любых документов системы качества: требования к содержанию и построению, порядку разработки, утверждения и пересмотра, требования к рассылке и др.

Разработка документации системы качества образовательного учреждения обычно соответствует либо процессам образовательного учреждения, либо структуре применяемого стандарта качества, или комбинации из них. Может также использоваться любая другая разработка, которая удовлетворяет потребностям образовательного учреждения.

Хотя разработка и поддержание в рабочем состоянии документации системы качества образовательного учреждения требует определенных усилий и выделения соответствующих ресурсов. Цели и выгоды для образовательного учреждения в существовании системы управления документацией, соответствующей требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008, включают, но не ограничиваются, следующим:

1) описание системы качества образовательного учреждения;

2) обеспечение информации для взаимодействующих групп внутри образовательного чреждения таково, что они могут лучше понимать взаимосвязи в процессе своей работы;

3) соответствие обязательствам руководства в области качества;

4) помощь персоналу образовательного учреждения в понимании их роли в организации и демонстрация важности их работы;

5) обеспечение взаимного понимания между персоналом и руководством образовательного учреждения;

6) обеспечение основы для ожидания результата выполнения работы;

7) установление порядка выполнения заданий для достижения установленных требований;

8) обеспечение объективного свидетельства того, что установленные требования были выполнены;

9) обеспечение ясной, эффективной структуры деятельности образовательного учреждения;

10) обеспечение основы для подготовки и введения в работу новых сотрудников и периодической переквалификации персонала;

11) обеспечение основы для порядка и сбалансированности в образовательном учреждении;

12) обеспечение последовательности действий, основанных на документированных процессах;

13) обеспечение основы для постоянного улучшения;

14) обеспечение доверия потребителей, основанного на документированной системе качества;

15) демонстрация заинтересованным сторонам возможностей образовательного учреждения;

16) обеспечение четкой структуры требований для поставщиков и контрагентов;

17) обеспечение базы для проведения аудитов и сертификации системы качества образовательного учреждения;

18) обеспечение основы для оценки результативности и постоянной пригодности системы качества образовательного учреждения.