Управлінські документи
7. Основні правила групування документів у справі
Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
- до справи включаються документи, робота над якими завершена;
- документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;
- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
- документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
- до справи включається один примірник документа;
- кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
- до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);
- до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;
- документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;
- документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
- протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
У звязку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200-250 аркушів (30-40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2-3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]
Завдання 1
Назва підприємства
НАКАЗ
02.01.91 № м. Київ
Про перехід діловодства заводу на українську мову
Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на під-приємстві буде переходити на українську мову. У звязку з цим
НАКАЗУЮ:
1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести дер-жавною мовою.
2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канце-лярією ________________ начальникові відділу стандартиза-ції __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.
3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.
4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, роз-поряджень, листів, актів, службових записок, протоколів то-що) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.
5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і ін-ших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.
6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________
Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису
Генеральному директорові
п. Малишеву С. В.
комерційного директора
Кольцова В. В.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.
Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.
Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.
12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов
А К Т
Заголовок акта
№______
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Назва посади
(підпис) Ініціал(и), прізвище
“__”____________200__р.
Підстава: |
||
Складено комісією у складі: |
||
Голова |
||
Члени комісії: |
||
Присутні: |
Основна частина тексту акта ...
Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище
Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище
(підпис) Ініціал(и), прізвище
А К Т
Прийняття - передавання ПК
00.00.0000 № ___
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор
П.Н. Токар
“__” __________ 200__ р.
Підстава: |
Доповідна записка начальника виробничого відділу Стеценка П. М. від 00.00.0000. |
|
Складено комісією у складі: |
||
Голова |
начальник виробничого відділу Стеценко П. М. |
|
Члени комісії: |
рекламний агент Лобова В.В. та програміст Дзюбенко М.І. |
|
Присутні: |
18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.
Складено в трьох примірниках:
1-й примірник - виробничий відділ;
2-й примірник - відділ реклами;
3-й примірник - справа № 12-16;
Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко
Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко
(підпис) В. В. Лобов
Бланк листування по Україні
______________ № _________
На № ____________________
"right">Формат А4 (210 х 297) "right">Додаток 5до пункту 4.1.2
Бланк листування з закордонними державами
___________________ №__________
03680, МСП, Київ-150 вул..Боженка, 11 |
Tel. +380-(44) 226-25-55 Fax. +380-(44) 529-50-58 E-mail: yd@nkau.gov.ua |
11.Bozhenka str., 03680 Kyiv-150, Ukraine |
Завдання 2
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Реєстраційний індекс документа |
Дата надходження |
Дата та індекс одержаного документа |
Кореспондент |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Короткий |
Кому направлений документ |
Підпис |
Примітки |
|
5 |
6 |
7 |
8 |
ЖУРНАЛ
реєстрації створюваних в документів
Порядковий реєстраційний номер (індекс документа) |
Дата |
Виконання вхідного номеру |
Адреса, за якою направлений документ |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Короткий |
Виконавець |
Хто підписав |
№ бланка |
Примітки |
|
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.07.2007 |
м. Київ |
"right">№ 200 |
Про встановлення заохочувальних відзнак Національного космічного агентства України
Відповідно до Указу Президента України від 18 листопада 1996 року №1094 "Про відомчі заохочувальні відзнаки" та з метою вшанування працівників підприємств, організацій і установ космічної галузі України за багаторічну, бездоганну та плідну роботу на благо нашої держави
НАКАЗУЮ:
Установити заохочувальні відзнаки Національного космічного агентства України (далі - НКАУ):
“Нагрудний знак О.М.Макарова”.
Генеральний директор Ю.С.Алексєєв
ПОГОДЖЕНО:
Голова ЦК
профспілок «Космомаш» В.Ф.Литвин
Завдання 3
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ № __________
(місце складання)
на____________ рік
_______________________________________
Найменування розділу
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за |
Примітки |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі
За строками зберігання |
Усього |
У тому числі |
||
таких, що переходять |
з позначкою"ЕПК" |
Постійного
Тимчасового
(понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років
включно)
Разом
Підсумкові відомості передано до відділу організаційної роботи
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Завдання 4
Заст. начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи Підпис
Дата
ЗАМОВЛЕННЯ №
на розмножувальну роботу
Структурний підрозділ____________________________________
Виконавець______________________________________________
(прізвище)
Кімната_________________телефон №_______________________
Кількість сторінок_________________________________________
Кількість примірників______________________________________
Керівник структурного підрозділу____________________________
(дата, підпис)
Прийнято до виконання____________________________________
(дата, підпис)
Керівник групи розмноження_____________________________
( підпис, розшифровка підпису)
Строк виконання__________________________________________
Одержано виконану роботу ________________________________
(дата, підпис)
ЖУРНАЛ
обліку роботи групи розмноження
№ п/п. |
Дата |
Повне наймену-вання замов- лення |
Найменування структурного підрозділу замовника |
Кількість аркушів |
Тираж |
Дата одержання дозволу на друкування |
Дата видачі замовлення |
При-мітки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |