Управлінські документи

реферат

7. Основні правила групування документів у справі

Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

- до справи включаються документи, робота над якими завершена;

- документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

- документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

- до справи включається один примірник документа;

- кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

- до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

- до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

- документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

- документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

- протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У звязку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200-250 аркушів (30-40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2-3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]

Завдання 1

Назва підприємства

НАКАЗ

02.01.91 № м. Київ

Про перехід діловодства заводу на українську мову

Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на під-приємстві буде переходити на українську мову. У звязку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести дер-жавною мовою.

2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канце-лярією ________________ начальникові відділу стандартиза-ції __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.

3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.

4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, роз-поряджень, листів, актів, службових записок, протоколів то-що) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.

5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і ін-ших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.

6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________

Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису

Генеральному директорові

п. Малишеву С. В.

комерційного директора

Кольцова В. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.

Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.

Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.

12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов

А К Т

Заголовок акта

№______

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Назва посади

(підпис) Ініціал(и), прізвище

“__”____________200__р.

Підстава:

Складено комісією у складі:

Голова

Члени комісії:

Присутні:

Основна частина тексту акта ...

Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище

Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище

(підпис) Ініціал(и), прізвище

А К Т

Прийняття - передавання ПК

00.00.0000 № ___

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

П.Н. Токар

“__” __________ 200__ р.

Підстава:

Доповідна записка начальника виробничого відділу Стеценка П. М. від 00.00.0000.

Складено комісією у складі:

Голова

начальник виробничого відділу Стеценко П. М.

Члени комісії:

рекламний агент Лобова В.В. та програміст Дзюбенко М.І.

Присутні:

18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.

Складено в трьох примірниках:

1-й примірник - виробничий відділ;

2-й примірник - відділ реклами;

3-й примірник - справа № 12-16;

Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко

Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко

(підпис) В. В. Лобов

Бланк листування по Україні

______________ № _________

На № ____________________

"right">Формат А4 (210 х 297)

"right">Додаток 5
до пункту 4.1.2

Бланк листування з закордонними державами

___________________ №__________

03680, МСП, Київ-150

вул..Боженка, 11

Tel. +380-(44) 226-25-55

Fax. +380-(44) 529-50-58

E-mail: yd@nkau.gov.ua

11.Bozhenka str., 03680

Kyiv-150, Ukraine

"right">Формат А4 (210 х 297)

Завдання 2

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Реєстраційний індекс документа

Дата

надходження

Дата та індекс одержаного документа

Кореспондент

1

2

3

4

Короткий
зміст

Кому направлений документ

Підпис

Примітки

5

6

7

8

"right">Формат А4 (297 х 210)

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних в документів

Порядковий реєстраційний номер (індекс документа)

Дата

Виконання вхідного номеру

Адреса, за якою направлений документ

1

2

3

4

Короткий
зміст документу

Виконавець

Хто підписав

№ бланка

Примітки

5

6

7

8

9

"right">Формат А4 (297 х 210)

НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

НАКАЗ

18.07.2007

м. Київ

"right">№ 200

Про встановлення заохочувальних відзнак Національного космічного агентства України

Відповідно до Указу Президента України від 18 листопада 1996 року №1094 "Про відомчі заохочувальні відзнаки" та з метою вшанування працівників підприємств, організацій і установ космічної галузі України за багаторічну, бездоганну та плідну роботу на благо нашої держави

НАКАЗУЮ:

Установити заохочувальні відзнаки Національного космічного агентства України (далі - НКАУ):

“Нагрудний знак О.М.Макарова”.

Генеральний директор Ю.С.Алексєєв

ПОГОДЖЕНО:

Голова ЦК

профспілок «Космомаш» В.Ф.Литвин

Завдання 3

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

______________ № __________

(місце складання)

на____________ рік

_______________________________________

Найменування розділу

Індекс

справи

Заголовок

справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання

справи (тому, частини) і номери статей за
переліком

Примітки

Найменування посади керівника

структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що

переходять

з позначкою"ЕПК"


Постійного

Тимчасового
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років

включно)

Разом

Підсумкові відомості передано до відділу організаційної роботи

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство

у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Завдання 4

Заст. начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи Підпис

Дата

ЗАМОВЛЕННЯ №
на розмножувальну роботу

Структурний підрозділ____________________________________

Виконавець______________________________________________

(прізвище)

Кімната_________________телефон №_______________________

Кількість сторінок_________________________________________

Кількість примірників______________________________________

Керівник структурного підрозділу____________________________

(дата, підпис)

Прийнято до виконання____________________________________

(дата, підпис)

Керівник групи розмноження_____________________________

( підпис, розшифровка підпису)

Строк виконання__________________________________________

Одержано виконану роботу ________________________________

(дата, підпис)

ЖУРНАЛ
обліку роботи групи розмноження

п/п.

Дата

Повне

наймену-вання

замов-

лення

Найменування структурного підрозділу

замовника

Кількість

аркушів

Тираж

Дата

одержання

дозволу на

друкування

Дата

видачі

замовлення

При-мітки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Делись добром ;)