6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації
Уніфікація та стандартизація управлінських документів
Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.
Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. [ 6,13]
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
ДКУД містить 15 класів:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова;
3) банківська;
4) фінансова;
5) звітно-статистична;
6) планова;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
10) цінова документація і т. д.
Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:
1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче обєднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);
2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обовязків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);
3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;
4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).
Уніфікована система фінансової документації включає:
- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;
- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д. [6, 14]
На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]
- 1. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян
- 3. Датування і індексування службових документів
- 4. Службове листування. Техніка складання та редагування службових листів
- 5. Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р.
- 6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації
- 7. Основні правила групування документів у справі
- Список використаної літератури
- Управлінські закономірності
- Розпорядчі документи
- Тема 1. Методи менеджменту та управлінські рішення у зед
- 5. Адміністративно - управлінські технології.
- Фінансово-управлінські системи
- 48.Текстові (рукописи, юланки, журнали, книги) документи поділяються на
- 5. Управлінські повноваження менеджера
- Управлінські відносини
- 1.3 Конфіденційні документи